So findest du deine Virtuelle Assistenz – Part1

So findest du deine Virtuelle Assistenz

In der heutigen Folge lernst du, wie du eine Virtuelle Assistenz findest und anstellen kannst und welche Rahmenbedingungen es gibt, die du beachten solltest.

Ich werde aus diesem Thema zwei Folgen erstellen, da dieses Thema so wichtig und umfangreich ist, dass ich es nur schlecht in einer Folge erläutern kann.

Demnach bekommst du nun Teil eins von „Wie finde ich meine persönliche virtuelle Assistenz“ und in der nächsten Folge dann den zweiten Teil.

Dein erster Mitarbeiter

Eine Virtuelle Assistenz wird aller Voraussicht nach dein erster Mitarbeiter werden.

Ich bin stolz auf dich, du hast ein Unternehmen erschaffen und benötigst nun Hilfe, da der Tag zu kurz und deine Zeit zu kostbar ist, alle Aufgaben die anfallen selbst zu erledigen.

Damit du bei deinem ersten Mitarbeiter keine Fehler machst, möchte ich dir nun ein paar Tipps und Tricks an die Hand geben, die dir dabei helfen sollen, dass du die richtige Person findest, die du für dein Business benötigst.

Zunächst einmal muss ich gestehen, dass ich den Begriff „Virtuelle Assistenz“ einfach nicht leiden kann.

Ich sehe die Virtuelle Assistenz als wichtiges Mitglied in meinem Team, also als ein Teil meines Teams und deshalb mag ich diesen kühlen Begriff virtuelle Assistenz einfach nicht, da es den Menschen total auf seine Aufgabe reduziert.

Virtuelle Assistenz was ist das?

Eine Virtuelle Assistenz hat hauptsächlich die wichtige Aufgabe Themen zu erledigen, die mich eine ganze Menge Zeit kosten und ich diese Themenbereiche sehr gut auslagern kann an andere.

Eine Virtuelle Assistenz ist eine Person, die in einem anderen Land, auf einem anderen Kontinent lebt und arbeitet oder eben nur in einer anderen Stadt zu Hause ist.

In jedem Fall ist sie nicht lokal bei dir in deinem Büro anzutreffen und eure Kommunikation findet meist über das Internet d.h. Skype, E-Mail, WhatsApp usw. statt.

Klare Vorteile durch eine Virtuelle Assistenz

Welche großen Vorteile bietet dir eine Virtuelle Assistenz?

Hier sind ganz klar die Kosten zu benennen.

Zum einen benötigst du nicht wirklich ein offizielles Büro und du musst auch keinen Schreibtisch oder PC zur Verfügung stellen, da deine Virtuelle Assistenz nicht bei dir Vorort ist. Du kannst diese Virtuelle Assistenz als Teilzeit- oder Vollzeitkraft einstellen – es kommt eben ganz darauf an, wie viel Arbeit du hast bzw. wie viel Hilfe du benötigst.

Das tolle dabei ist, dein Team erweitert sich um eine wertvolle Person, die von nun an ein Teil deines Unternehmens sein wird.

Auf der Suche nach deiner Virtuellen Assistenz

Zunächst solltest du dir im Klaren darüber werden, welche Aufgaben dein neuer Mitarbeiter in Zukunft übernehmen soll und daraufhin solltest du eine genaue Beschreibung der Arbeit schriftlich vornehmen. Eine ganz klassische Stellenbeschreibung.

Typische Aufgaben die du an Dritte abgeben kannst, sind Themen die sehr zeitintensiv sind und trotzdemerledigt werden müssen.

Wie ich bereits in einer anderen Folge erwähnt hatte, ist deine Zeit begrenzt und von nun an kannst du durch deine virtuelle Assistenz deine Zeit zwar nicht verdoppeln, aber du kannst deine Arbeit in wichtigere Themen investieren und verdoppelst damit also deine Arbeitskraft.

Typische Einsatzfelder

Ein typischer Einsatzbereich, der sehr zeitintensiv ist, ist das Bespielen von Social Media.

Social Media kostete mich persönlich unheimlich viel Zeit- ich muss Grafiken erstellen, Texte verfassen vielleicht sogar Hashtags recherchieren- zusammengefasst kann ich sagen, dass diese Arbeit sehr zeitintensiv ist.

Von nun an kann deine Virtuelle Assistenz diesen Aufgabenbereich übernehmen.

Ein weiterer guter Aufgabenbereich, der sich sehr gut eignet um an Dritte abgegeben zu werden, ist der Kundenservice und das Beantworten von Kundenmails.

Der klassische Kundenservice kostet dich eine Menge Zeit und kann sehr gut von einer anderen Person übernommen werden.

Ich persönlich kann Druck überhaupt nicht leiden-der Gedanke „Oh mein Gott ich muss heute noch einen Social Media Post erstellen und meinen neuen Blogartikel online stellen“ nerven mich und dies kann ich durch meine Virtuelle Assistenz nun umgehen.

Verfasse eine Stellenbeschreibung

Du solltest also zunächst eine genaue Stellenbeschreibung verfassen- am besten mit allen Einzelheiten, die wichtig sind, damit dein Gegenüber auch wirklich weiß, für welche Stelle genau er sich bewirbt.

Wenn deine Virtuelle Assistenz u. a. auch selbst Blogartikel und Social Media Beiträge verfassen soll, dann gehe sicher, dass diese Person sehr gute Deutschkenntnisse vorweisen kann, um diese Artikel auch in gewohnt guter Qualität zu erstellen.

Was du in der Stellenausschreibung nicht vergessen solltest, sind technische Anforderungen. Welche Art von PC, welche Internetgeschwindigkeit und Software Programme sollten vorhanden sein, damit eine Zusammenarbeit auch gut funktioniert?

Wenn du jemand von Übersee einstellst, solltest du wirklich sichergehen, dass die Internetverbindung gut genug ist um z. B. regelmäßig zu skypen oder um Bilder hoch- oder herunterzuladen.

Es gibt genug Gegenden auf der Welt, in denen das Internet besser ist als in Deutschland, aber es gibt Länder oder Orte in denen das nicht der Fall ist. Also füge diese Anforderung in deine Stellenausschreibung bei.

Du solltest ebenfalls die Arbeitsstunden erwähnen und das Gehalt, das du gerne bezahlen möchtest.

Sucht du eine Person, die in Teilzeit für dich arbeitet, sind es 20 Stunden in der Woche, benötigst du eine Vollzeitkraft, sind es 40 Stunden die Woche. Wo wir gerade beim Gehalt sind.

Kosten für eine Virtuelle Assistenz

Dich interessiert sicherlich was eine Virtuelle Assistenz aus Übersee kostet.

Vollzeitkräfte aus z. B. Asien wie den Philippinen, Indien oder Bangladesch kosten zwischen 450 Dollar und 600 Dollar im Monat.

Wenn eine Virtuelle Assistenz 600 Dollar haben möchte, ist diese schon ein echter Profi in deinem Business d. h. die Aufgaben sind der Person bekannt und sie entpuppt sich als Vollprofi und hochqualifizierte Arbeitskraft. Üblich sind 450 Dollar für eine Vollzeitkraft und 230 – 300 Dollar für eine Teilzeitkraft.

Vollzeit oder Teilzeit?

Wenn du einen Mitarbeiter in Teilzeit anstellst, solltest du dir im Klaren darüber sein, dass diese Person dann noch einer weiteren Tätigkeit nachgeht.

Wenn dein Business weiter wächst und du nun eine Vollzeitkraft benötigst, kann es sein, dass diese virtuelle Assistenz leider nicht mehr Zeit aufwenden kann als 20 Stunden um bei dir zu arbeiten, da sie noch weitere Verpflichtungen hat, die sie nicht aufgeben kann oder möchte.

Somit hat die Anstellung einer Virtuellen Assistenz auf Teilzeit auch seine kleinen Schattenseiten.

Wenn es also um das Gehalt geht, mache ich es immer so, dass ich ein Basisgehalt bezahle von 450 Dollar und weitere Incentives ausbezahle, wenn ich mit der Arbeit zufrieden bin.

Fixes & variables Gehalt

Da ich meine Virtuelle Assistenz als wichtiges Teammitglied sehe, möchte ich, dass sie sich bei mir entwickeln kann und genug Ansporn hat die Arbeit, die sie erledigt, möglichst gut zu erledigen.

Wenn du sie durch einen variablen Gehaltsteil belohnst, fühlt sie sich aufgefordert gute Arbeit zu leisten und hat immer das Gefühl sich bei dir auch gehaltstechnisch entwickeln zu können.

Also was mache ich?

Nachdem ich eine virtuelle Assistenz eingestellt habe, möchte ich sie für ihre gute Arbeit belohnen, indem ich ihr anbiete nach 3 Monaten eine Gehaltssteigerung von 25 Dollar zu bekommen, wenn die Arbeit gut war.

Incentives bieten Ansporn

Dies bedeutet, wir schauen uns alle viertel Jahr gemeinsam an, wie die geleistete Arbeit ist und dann gibt es, wenn ich zufrieden bin, 25 Dollar on top.

Diese Incentives machen meine virtuelle Assistenz glücklich und sie fühlt sich meinem Unternehmen verbunden, da ich sie nicht nur menschlich, sondern auch monetär für ihr Engagement entlohne.

Auf lange Sicht bedeutet dies zwar, dass meine Virtuelle Assistenz immer mehr bei mir verdienen wird, allerdings ist der Invest in eine neue Arbeitskraft so immens hoch, dass es sich für mich bezahlt macht, meine Mitarbeiter glücklich zu machen, um nicht alle halbe Jahr nach neuen Mitarbeitern suchen zu müssen.

Wenn wir über Bonus sprechen, solltest du die landestypischen Gegebenheiten nicht außer Acht lassen. Auf den Phillipinen ist es z. B. üblich am Ende des Jahres einen Jahresbonus zu bezahlen, der einem Monatsgehalt entspricht.

Dies musst du natürlich nicht bezahlen, solltest es aber, da es ein Stück weit erwartet wird.

Entwicklungsmöglichkeiten

Des Weiteren solltest du deiner Virtuellen Assistenz die Möglichkeit bieten, sich zu entwickeln.

Es gibt viele Portale im Internet (auch internationale), die es deinen Mitarbeitern ermöglichen, sich für recht kleines Geld zu bilden z. B. in Photoshop, Webdesign, Schreiben, Programmieren usw..

Du solltest deine Virtuelle Assistenz ermutigen diese Kurse wahrzunehmen.

Wichtiger Tipp für die Stellenausschreibung

Nachdem du also deine Stellenbeschreibung niedergeschrieben hast, gebe ich dir einen kleinen Tipp, den ich immer anwende, wenn ich eine Stellenbeschreibung online stelle.

Oftmals erhält man unzählige Bewerbungen für die Stelle und darunter befinden sich häufig Bewerber, die sich die Stellenbeschreibung nicht einmal durchgelesen haben.

Es gibt genug, die einfach einen Job suchen und wirklich alles annehmen würden.

Solch eine Person suchst du aber nicht, denn in den seltensten Fälle passt diese Person zu dir und deinem Unternehmen.

Um dies zu verhindern, füge ich am Ende jeder Stellenausschreibung einen kleinen unscheinbaren Satz hinzu z. B.

„Wenn du dich für diese Stelle bewerben möchtest, dann beginne deine Bewerbung mit den Worten: Ihr seid verrückt, wenn ihr mich nicht einstellt, denn ich …“.

Mit diesem Satz kannst du wirklich sichergehen, dass die Person die Stellenausschreibung gelesen und sich für dein Unternehmen interessiert hat.

Alle anderen Bewerbungen kannst du direkt aussortieren.

Wenn du nun deine Stellenausschreibung erfolgreich erstellt hast, benötigst du einen Service um an deine virtuelle Assistenz zu kommen.

Wie du sicherlich schon bemerkt hast, trifft man diese nicht im nächsten McDonalds.

Hier gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten, die du in Anspruch nehmen kannst. Ich möchte nachfolgend ein paar genauer erläutern:

Onlinejobs.ph

Um an Kontaktdaten der Arbeitssuchenden in Onlinejobs.ph zu kommen,musst du eine monatliche Gebühr von 50 Dollar bezahlen. Was genau bekommst du für 50 Dollar im Monat?

Zum einen erhältst du Zugang zur Datenbank aller Jobinteressierten, im speziellen zu denen, die aus Übersee kommen.

Neben Virtuellen Assistenten findest du auch Programmierer, Webentwickler, Grafikdesigner usw.. Dort kannst du die erstellte Stellenausschreibung hochladen und du wirst sehen, dass sich sehr schnell, sehr viele Interessenten melden werden.

Nachdem die Bewerbungen eingegangen sind, solltest du ein Bewerbungsgespräch via Skype planen, um die Bewerber näher kennenzulernen.

Wie du dich auf die Bewerbungsgespräche vorbereitest, werde ich dir in der nächsten Podcastfolge genauer erklären.

Wie du dir sicherlich denken kannst, ist das Terminieren der Bewerbungsgespräche und die anschließende Ausführung der Gespräche sehr zeitintensiv, da natürlich auch einige Kandidaten darunter sind, die weniger passen. Aus diesem Grund solltest du im Voraus die Bewerbungen der Kandidaten genau prüfen, damit du durch eine gute erste Selektion die interessantesten Bewerber herausfiltern kannst.

Virituellstafffinder.com

Dieses Portal funktioniert ein wenig anders als onlinejobs.ph..

Hier gibst du deine Stellenausschreibung ab und es werden für dich 3 taugliche Kandidaten herausgesucht, die am Besten auf das Stellenprofil passen.

Die Zeitersparnis ist natürlich erheblich, jedoch kannst du nicht selbst die Vorauswahl treffen, sondern Mitarbeiter von Virtuellstafffinder.com übernehmen dies.

Da dies ein echter Service ist, musst du 500 Dollar für ihre Arbeit bezahlen, um an die entsprechenden Kandidaten herantreten zu können.

Wenn du also eine massive Zeitnot hast, ist dieser Service das richtige für dich.

Upwork

Upwork ist mein persönliches Lieblingsportal, wenn es um die Suche und Anstellung einer Virtuellen Assistenz geht.

Man hat die Möglichkeit über diverse Filter seine Suche sehr präzise auszuführen- ich habe hier die Möglichkeit das geforderte Gehalt und die mögliche Arbeitsdauer einzugrenzen, aber ich kann eben auch gezielt nach deutsch sprechenden Virtuellen Assistentenzen suchen.

Bewerbungsgespräch planen

Nachdem die Bewerbungen eingegangen sind, solltest du ein Bewerbungsgespräch via Skype planen, um die Bewerber näher kennenzulernen.

Wie du dich auf die Bewerbungsgespräche vorbereitest, werde ich dir in der nächsten Podcastfolge genauer erklären.

Wie du dir sicherlich denken kannst, ist das Terminieren der Bewerbungsgespräche und die anschließende Ausführung der Gespräche sehr zeitintensiv, da natürlich auch einige Kandidaten darunter sind, die weniger passen.

Aus diesem Grund solltest du im Voraus die Bewerbungen der Kandidaten genau prüfen, damit du durch eine gute erste Selektion die interessantesten Bewerber herausfiltern kannst.

Wie führe ich ein Bewerbungsgespräch – im 2. Teil

So Leute, Teil eins von „Wie findest du deine persönliche virtuelle Assistenz“ ist damit besprochen, in der nächsten Folge möchte ich wie angekündigt den zweiten Teil dieser Folge veröffentlichen.

Was erfährst du in der zweiten Folge?

In der zweiten Folge möchte ich dir erklären, wie du ein Bewerbungsgespräch durchführst, wie du deine Bewerber auswählst und wie du das Onboarding deines neuen Teammitglieds managen und bewerkstelligen kannst.

Zusammenfassung

  1. Eine Virtuelle Assistenz ist eine Person, die für dein Unternehmen arbeitet, um dich zu entlasten und dir mehr Raum für die wirklich wichtigen Dinge zu geben
  2. Eine Virtuelle Assistenz kann von Übersee also aus Asien kommen oder in Deutschland leben.
  3. Es gibt unterschiedliche Online-Portale die dir Zugang zu deinem nächsten Virtuellen Assistenten ermöglichen.
2018-12-18T10:41:00+00:00Uncategorized|