So findest du deine Virtuelle Assistenz – Part2

So findest du deine Virtuelle Assistenz – Part2

In der letzten Folge haben wir darüber gesprochen, wie du eine passende Stellenausschreibung erstellen kannst, um online deine persönliche virtuelle Assistenz im Internet zu finden. Du hast mehr darüber erfahren, was Virtuelle Assistenten im Monat kosten und welche Online Portale du nutzen kannst, um einen Mitarbeiter zu finden.

In der heutigen Folge möchte ich ein wenig näher auf das anstehende Bewerbungsgespräch eingehen und darüber sprechen, wie du das Onboarding deines neuen Mitarbeiters meistern kannst. Am Ende bekommst du noch ein paar exklusive Insights an die Hand- aber da komme ich später drauf.

Interview erfolgreich planen

Nun geht es darum ein Bewerbungsgespräch zu planen. Dazu musst du natürlich zunächst einen Termin mit dem Bewerber vereinbaren.

Ich mache das immer folgendermaßen: für ein Interview veranschlage ich 20 bis 30 Minuten. Danach plane ich mindestens 10 Minuten Pause ein, um mich selbst ein wenig zu sortieren und um mir Notizen über die Fähigkeiten des Bewerbers und meinen persönlichen Eindruck zu machen.

Es ist natürlich wichtig, dass du dich mit deinem angehenden Mitarbeiter auch persönlich gut verstehst- denn die Zeiten von gruseligen Kollegen, die dich nerven und unsympathisch sind, sind endlich vorbei und du hast die Entscheidungsfreiheit mit wem du zusammenarbeiten möchtest.

Genieße und nutze diese super Möglichkeit und Chance.

Möglichkeiten ein Bewerbungsgespräch zu führen

Du hast nun unterschiedliche Möglichkeiten mit deinem Bewerber ein Gespräch zu führen.

Wie bereits erwähnt, nutze ich Skype um zu telefonieren, jedoch präferiere ich immer ein Video-Telefonat um den Menschen auch zu sehen- schließlich suche ich nach einem neuen Teammitglied und nicht nach irgendeiner Arbeitskraft.

Der persönliche Eindruck zählt

Du wirst dabei auf Bewerber stoßen, die ein wenig schüchtern sind und eher kein Video-Telefonat machen möchte- ich kann dir aus meiner Perspektive sagen: ich mag es nicht jemanden einzustellen, ohne die Person ansatzweise live gesehen zu haben.

Wenn also jemand schüchtern ist, versuche ich der Person zu erklären, dass ich mich nicht für ihre Zuhause interessiere und mir ist auch ganz gleich, ob der Hintergrund unaufgeräumt ist oder nicht- ich möchte einen echten Eindruck von der Person bekommen, um meine Entscheidung besser treffen zu können.

Notizen sind das A & O

Du solltest dir tatsächlich nach jedem Bewerber entsprechende Notizen machen, denn nachdem du 7 Bewerber angehört hast, kannst du nicht mehr differenzieren ,wer was gesagt oder getan hat.

Skills durch Tests prüfen

Was ich auch grundsätzlich mache, ist folgendes: ich bereite einen kleinen Test vor.

Angenommen ich suche eine Virtuelle Assistenz, die meine Social Media Posts erstellt.

In diesem Fall bereite ich einen Blogartikel vor und bitte die Person aus diesem Blogartikel einen Facebook Post inkl. Text zu erstellen.

Dies mache ich natürlich nicht während dem Gespräch. Ich bitte die Person etwa 24 Stunden vor dem Gespräch, solch einen Facebook Post anhand meines Blogartikels vorzubereiten.

Ich denke mit diesem kleinen Text inkl. Video-Telefonat hast du einen ersten guten Eindruck, welcher Kandidat sich für dein Team eignen könnte.

Finde deine Top 3 Kandidaten

Nachdem du also einige Gespräche geführt hast, solltest du so schnell wie möglich eine Liste mit deinen Top-Kandidaten erstellen.

Damit solltest du nicht ewig warten, denn auch andere Unternehmen suchen Angestellte und es kann vorkommen, dass dein persönlicher Favorit eine Stelle gefunden hat, bevor du auf ihn zukommst.

Deshalb empfehle ich dir immer eine Liste mit den Top 3 zu erstellen, damit du sozusagen ein kleines Backup hast, falls dein Top Kandidat bereits vergeben ist.

Angebot unterbreiten

Hast du dich also für einen Bewerber entschieden, solltest du wieder Kontakt mit dieser Person aufnehmen und dein Angebot unterbreiten.

Wie sind die Konditionen, die du deinem neuen Mitarbeiter anbietest? Ich setze dafür immer ein Dokument auf, in dem ich schriftlich niederlege, was ich zu bieten habe und wann sozusagen der erste Arbeitstag sein soll.

Erst die Arbeit, dann die Bezahlung

Wenn du z.B. eine Vollzeitkraft einstellst, dann solltest du diese immer nach getaner Arbeit bezahlen.

Angenommen du bezahlst deinen Bewerber wöchentlich, dann solltest du ihn immer am Ende der Woche bezahlen, zweimal im Monat oder am Ende des Monats.

Bleibe in Kontakt

Erst nachdem du eine sichere Zusage von deinem Top Kandidaten erhalten hast, solltest du dich mit den anderen Bewerbern in Verbindung setzen.

Du kannst sie entweder via Skype anrufen oder eine E-Mail schreiben, dass du dich für eine andere Person entschieden hast, du aber gerne in Kontakt bleiben möchtest, da du auch in Zukunft neue Mitarbeiter suchst und in diesem Fall gerne nochmal auf sie zurückkommen würdest.

In jedem Fall solltest du auch in Kontakt bleiben, denn du hast bereits eine Menge Arbeit und Zeit investiert um diese Personen kennenzulernen – diesen Vorteil solltest du nutzen, wenn du demnächst wieder auf der Suche bist.

Wie du das Onboarding planen kannst

Nachdem du dich nun für einen Kandidat entschieden hast, geht es darum, diese Person einzulernen.

Hier empfehle ich dir Google Docs zu nutzen.

Hier kannst du Dokumente hochladen, die deinem Mitarbeiter Schritt für Schritt die Vorgehensweise und Arbeitsschritte erläutern um z.B. einen Social Media Post zu veröffentlichen usw..

Ich nutze Lastpast.com um meine Passwörter mit den neuen Mitarbeiter zu teilen, ohne dass er die Passwörter für z.B. WordPress oder Buffer sehen kann.

Dieses Tool ist kostenlos und es gibt eine Premium Version, die ein paar Euro kostet- aber für mich ist dieses Tool sehr nützlich, da ich die sensiblen Passwörter nicht an Dritte rausgeben muss.

-Schritt für Schritt ist die halbe Miete

Du solltest deinen Mitarbeiter Schritt für Schritt einlernen und nicht alle anstehenden Aufgaben durcheinanderwerfen. Zuerst das eine, dann das nächste Thema.

Wenn du mit Google Docs arbeitest, kannst du den Verlauf seiner Arbeit ein wenig überprüfen.

-Persönlicher Austausch ist essentiell

Ich plane grundsätzlich einmal in der Woche ein Teammeeting via Skype ein, indem die Arbeit der Woche durchgegangen wird, aber auch der Mitarbeiter die Chance dazu haben, ihre Meinung und Ansichten offen kundzutun.

Wie und ob du Teammeetings einplanen möchtest, bleibt deinem Führungsstil überlassen.

Wertvolle Tipps

Du solltest in jedem Fall sicherstellen, dass du deinen Virtuellen Assistenzen fristgerecht bezahlst.

Die Bezahlung ist das A und O für deinen Mitarbeiter, denn er verlässt sich auf eure Abmachung und eine verspätete Zahlung oder überhaupt keine Bezahlung würde das Vertrauen in dich und dein Unternehmen unwiederbringlich zerstören.

Du würdest deinen Mitarbeiter zudem sehr schnell verlieren, da er es sich überhaupt nicht leisten kann umsonst zu arbeiten. Auch er hat monatliche Lebenshaltungskosten die bezahlt werden müssen.

Habe Verständnis für die Kulturen.

Du wirst sicherlich zunächst keine deutsche Person anstellen ,da sie schlicht und einfach zu teuer ist.

Dir muss also klar sein, dass andere Länder andere Sitten haben und das vor allem die Asiaten oft sehr schüchtern sind. Gehe auf die Person ein, wenn sie gute Arbeit macht, dann lobe sie und gebe ihr entsprechende Rückmeldung.

Habe auch eine offene Unternehmenskultur, in der dein Mitarbeiter eine Stimme hat, die gehört wird. Du solltest in stetigem Kontakt mit deinem Mitarbeiter stehen.

Tägliche E-Mails in denen du dich über das persönliche Wohlergehen erkundigst und in denen du über die anstehenden Aufgaben sprichst sind wichtig und geben deinem Teammitglied das Gefühl gesehen und geführt zu werden.

Vergiss niemals, dass deine Virtuelle Assistenz ein Mensch aus Fleisch und Blut ist.

Sie haben Familie und Freunde und.

Behandle sie wie ein Mensch und nicht wie eine Maschine. Ich weiß, dass ich dir das nicht sagen muss und trotzdem ist es mir ein persönliches Anliegen, dies nochmal zu äußern.

2018-12-28T23:08:03+00:00Uncategorized|